Introducción al Blog.

Tú puedes triunfar con MS EXCEL

Bienvenido al blog que utilizaré para mostrar y compartir los mejores trucos del manejo de MS EXCEL. También busca que ingresen mejores formas de hacer lo que se indica en el Blog.

Primer Truco. Gráfica global y Gráfica del último periodo que se actualiza automáticamente.

Tener una visión cercana y global a temas que le estamos haciendo seguimiento es algo que requerimos constantemente. También es importante y útil comenzar a utilizar funciones de MS Excel ® como  SI.ERROR o IFERROR , MAX, SI o IF y BUSCARV o VLOOKUP. indicando su escritura en español e inglés respectivamente.

En el siguiente apartado, se explicará en detalle:

1. Cómo de unos datos generales, tomar solo los últimos datos de forma automática y sin programación VBA®

2. Hacer gráficas con los últimos datos, comparando como debería ir y como realmente va el proyecto o a lo que le estamos haciendo seguimiento.
3. Se realizará una gráfica de llenado de tanque o termómetro.
4. Al final se tiene un enlace donde se podrá bajar el archivo en  MS Excel ® con el ejercicio realizado.
Es aconsejable tener conocimiento haciendo gráficas y saber como cambiarles el formato.

El resultado se muestra en la Figura Nro. 1. 

Figura Nro. 1 Informe para el Jefe

Desarrollo.

Para hacer seguimiento es común necesitar una vista gráfica global de cómo vamos con las tareas y una vista gráfica de la evolución en el último periodo. Cuando estamos haciendo seguimiento a tareas o a un proyecto  es prácticamente inevitable  ingresar datos como  “Fecha” (“Date”) que es la fecha en la cual se hace seguimiento a las actividades y  “Plan” (“Plan”) que es el porcentaje de avance que debería ir según lo planeado. Ahora con el fin de comparar lo planeado con lo que realmente llevamos, normalmente utilizamos una columna de información “Real” (“Actual”) que es el porcentaje de avance real del seguimiento o proyecto. 
Ahora queremos ver gráficamente como ha sido el avance y compararlo con la realidad, probablemente para hacer ajustes. Entonces, hacemos dos gráficas, una que tiene toda la información y otra que nos muestra el detalle el cual puede ser el último periodo , último mes, último trimestre, etc. Pero cada vez que se entre información en la tabla, se requiere modificar manualmente la gráfica para que tome el último periodo que queremos ver en detalle. Ésto es lo que automatizaremos y en una vista podemos ver el detalle y la gráfica con toda la información.  Adicionalmente veremos como hacer una gráfica de termómetro o de llenado de tanque.

Arriba en la figura Nro. 1 se se muestra la tabla con el detalle de la informaición y tres gráficas resultado:

1. Tanque o termómetro que se va llenando
2. Toda la información.
3. Último periodo que para el ejemplo son los últimos tres meses.

Parte uno. Conseguir los datos del último periodo automáticamente.